KUA Kramatmulya Tetap Berinovasi di Tengah Keterbatasan

Hari itu, udara panas menyengat, walaupun langit sudah temaram. Jarum pendek sebentar lagi menunjuk angka 4 pada jam dinding yang menempel di dinding ruangan kerja Kepala Kantor Urusan Agama (KUA) Kramatmulya. Artinya, sebentar lagi jam operasional KUA di hari itu segera berakhir. Imam Mutawakkil, pria paruh baya yang memimpin KUA Kramatmulya bersiap untuk pulang. Seperti hari-hari biasanya, ia meneliti dua kali barang yang telah dikemasi sebelum meninggalkan ruang kerjanya.

Semua dirasa telah dikemasi, Imam berdiri dan melangkah pelan menuju front office KUA Kramatmulya untuk sekadar istirahat sejenak sebelum pulang ke rumah. Belum lama Imam duduk, pandangannya menangkap sesosok pemuda mengendarai motor masuk ke halaman KUA Kramatmulya. Tak sampai lima menit berlalu, pemuda itu memarkir kendaraannya dan menghampiri Imam yang tengah duduk di kursi yang tersedia di front office. Setelah bercakap beberapa menit, pemuda itu mengungkapkan maksud kedatangannya ke KUA Kramatmulya.

Pemuda itu mencoba menjelaskan keperluannya secara rinci namun singkat. Ia datang dengan maksud menanyakan dokumen orang tuanya yang telah lama menikah. Tak perlu basa-basi lagi, Imam lantas mempersilakan pemuda itu untuk menunggu sejenak, sembari melangkah ke ruang penyimpanan berkas. Tentu saja, Imam sebelumnya telah menanyakan nama orang tua pemuda tersebut. Cukup lama Imam mencari berkas yang dimaksud, hingga akhirnya ia menemukannya.

Ketika menyaksikan pelayanan di KUA Kramatmulya yang cukup rumit, pemuda tersebut bilang bahwa pelayanan di KUA Kramatmulya seharusnya bisa lebih modern, karena sudah memasuki era digital, di mana semua sektor dituntut lebih cepat dan praktis.

Program I-Arsip

Imam merenung kemudian berpikir bahwa apa yang disampaikan pemuda itu ada benarnya. Ia pun berinsiatif melakukan riset dan mengikuti sejumlah bimbingan maupun seminar bertemakan digital ke sejumlah tempat. Akhirnya, atas inisiasinya, Imam menemukan secercah harapan untuk memodernisasikan sejumlah layanan di KUA Kramatmulya yaitu melalui layanan I-Arsip. Saat ini, layanan berbasis digital itu masih pada tahap uji coba.

Bagi Imam, I-Arsip adalah sebuah terobosan digitalisasi layanan di KUA Kramatmulya. I-Arsip ini memuat seluruh arsip fisik layanan yang ada di KUA Kramatmulya. Dalam menyiapkan program tersebut, Imam memetakan sejumlah rencana, mulai dari penataan arsip hingga proses alih media ke dalam bentuk digital. Penataan arsip ini dilakukan terhadap arsip-arsip rentang tahun 1990 hingga 2021. Penataan ini dimaksudkan untuk memudahkan proses alih media.

Tahap selanjutnya adalah proses alih media. Imam mengaku proses alih media ini tidak gampang. Hal ini disebabkan minimnya peralatan yang dimiliki KUA Kramatmulya. Ia pun meminta setiap staf di KUA untuk melakukan alih media setiap hari, dimulai dari tahun terbaru mundur hingga tahun 1990. Untuk input nama, Imam menyebut saat ini progresnya telah mencapai 30 persenan dari total 40 ribuan penduduk di Kecamatan Kramatmulya. Sementara progres input arsip mencapai 20 persenan.

“Progresnya agak lambat karena alat pindainya dipakai sebagai alat print juga, sehingga tidak bisa 100 persen dipakai untuk alih media. Biaya Operasional Perkantoran (BOP) KUA saat ini tidak menyediakan anggaran untuk pembelian alat pemindai yang memadai, karena yang ada saat ini adalah scanner untuk ukuran kertas A4, sedangkan sebagian besar dokumen pencatatan nikah dan dokumen-dokumen KUA lainnya berukuran folio,” jelas Imam. Meski suaranya agak parau, ia tetap mencoba menjelaskan dengan rinci.

Imam memastikan aplikasi I-Arsip ini terlindungi dan diback up paling lama seminggu sekali. Saat ini masih bersifat lokal saja, dalam arti hanya komputer di KUA Kramatmulya yang bisa mengakses aplikasi ini. Ke depan, Imam menargetkan pegawai di KUA Kramatmulya bisa mengaksesnya di mana pun mereka berada. Sesuai rencana, layanan I-Arsip akan mulai diluncurkan pada pertengahan November 2021, bersamaan dengan hadirnya website KUA Kramatmulya dengan alamat www.kuakramatmulya.online.

Sasar program lain

Selain menghadirkan program I-Arsip, Imam menjelaskan bahwa pihaknya tengah menyusun program lain seperti Bimbingan Perkawinan (Bimwin) secara daring, dan Pelatihan Manasik Haji secara daring. Selama pandemi Covid-19 ini, kebutuhan layanan daring semakin tinggi. Hal ini memaksa Imam untuk memikirkan inovasi untuk layanan-layanan di KUA. Hadirnya dua program berbasis online tersebut diyakini Imam sangat mempermudah dalam pelayanan terhadap masyarakat.

“Alhamdulillah, KUA Kramatmulya sudah dua kali menggelar kegiatan bimwin secara daring melalui aplikasi Zoom. Selain melalui Zoom, kita siarkan juga melalui akun Youtube yang dimiliki KUA Kramatmulya. Jadi kegiatan tetap bisa dilakukan tanpa harus mengambil risiko karena masih dalam suasana pandemi Covid-19,” ujar Imam.

Imam menjelaskan, meski diselenggarakan secara daring, kegiatan bimwin tetap optimal. Hal ini bisa diketahui dari respons pasangan catin yang mudah memahami materi yang disampaikan fasilitator bimwin. Bagi Imam, pandemi Covid-19 bukan halangan untuk tetap melaksanakan kegiatan, karena bisa memanfaatkan layanan daring misalnya. Dalam dua sesi bimwin secara daring itu, Imam memperhatikan kegiatannya cukup efektif.

Kegiatan bimwin yang digelar daring juga memiliki beberapa keunggulan, di antaranya terkait lokasi dan waktu. Bimwin secara daring bisa diikuti oleh banyak peserta sekaligus tanpa khawatir terpapar Covid-19. Meski demikian, menurut Imam, masing-masing kondisi baik itu luring maupun daring memiliki keunggulan masing-masing. Hanya saja untuk saat ini kegiatan bimwin lebih dioptimalkan secara daring, salah satunya mendukung pemerintah mencegah penularan Covid-19. (A/R2/P2)

Mi’raj News Agency (MINA)